Das sollten Unternehmer:innen und Selbständige wissen für die rechtssichere elektronische Rechnung
Frankfurt am Main
30. November 2024
Neue Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B Bereich ab dem 1. Januar 2025
Erbringt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen, im Inland ansässigen Unternehmer für dessen Unternehmen (B2B – Business-to-Business), muss er zukünftig grundsätzlich eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) erteilen.
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in strukturiertem elektronischem Format – z.B. als XML-Datei, die der Normenreihe EN 16931 entspricht – ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format, wie z.B. als PDF-Datei, erfüllt nicht diese Voraussetzungen. Die E-Rechnung wird damit bei B2B-Leistungen zum neuen Rechnungsstandard und die Erstellung einer Papierrechnung zum Ausnahmefall.
TaxPro Hinweise:
Neben rein strukturierten E-Rechnungen können auch hybride Rechnungsformate die Voraussetzungen an eine E-Rechnung erfüllen. Ein hybrides Format besteht neben dem strukturierten Datenteil (z.B. XML-Datei) auch aus einem menschenlesbaren Datenteil (z.B. PDF-Dokument). Beide Datenteile sind in einer Datei zusammengefasst.
Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt ab 1.Januar 2025. Umgesetzt sind aber umfangreiche Übergangsregelungen. Die Finanzverwaltung hat hierzu ein begleitendes Einführungsschreiben vorgelegt, welche praktische Fragen insbesondere auch zum Übergang auf die E-Rechnung klärt. Unternehmen müssen rechtzeitig sicherstellen, dass der Empfang und die Erteilung von E-Rechnungen möglich werden. Individuell ist zu prüfen, ob dies über die Implementierung eines entsprechenden Prozesses im eigenen ERP-System/Rechnungsprogramm oder durch die Nutzung einer separaten Softwarelösung erfolgt.
Die E-Rechnungspflicht gilt nur für einen bestimmten Kundenkreis und für bestimmte Leistungen:
Eine Pflicht zur E-Rechnung besteht grundsätzlich nur dann, wenn Unternehmer ihre Leistung an einen Kunden erbringen, der selbst Unternehmer ist und die abgerechnete Leistung für sein Unternehmen empfängt (B2B).
Im B2C-Bereich, also bei Leistungserbringung an Nichtunternehmer/Privatkunden, gilt die E-Rechnungspflicht nicht; es kann aber in Absprache mit dem Kunden eine E-Rechnung oder eine Rechnung im hybriden Format übermittelt werden.
Weiterhin ist Voraussetzung, dass der Kunde im Inland ansässig ist.
Die E-Rechnungspflicht greift nur für Leistungen, die in Deutschland steuerbar und steuerpflichtig oder aber steuerfrei gemäß § 4 Nr. 1 bis 7 Umsatzsteuergesetz (UStG) sind. Damit gilt die deutsche E-Rechnungspflicht nicht für Leistungen, die nicht in Deutschland steuerbar oder aber steuerfrei gemäß § 4 Nr. 8 ff. UStG sind – so insbesondere Grundstücksvermietungen, Grundstücksübertragungen, Leistungen z.B. der Ärzte, Zahnärzte und Physiotherapeuten, Krankenhausleistungen, künstlerische Leistungen, Schul- und Bildungsleistungen.
Generell gilt die E-Rechnungspflicht nicht für Kleinbetragsrechnungen (bis 250,00 €) und für Fahrausweise (ohne Betragsgrenze). Die Erteilung einer E-Rechnung ist in diesen Fällen aber möglich.
Die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen gelten ebenso für die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift sowie z.B. für Rechnungen
über Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet,
die von Kleinunternehmern ausgestellt werden,
Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe unterliegen,
über Umsätze, für welche die Differenzbesteuerung angewendet wird.
Voraussetzung ist dann allerdings stets, dass die genannten Umsätze an inländische Unternehmer ausgeführt werden.
TaxPro Hinweise:
Damit muss auch ein Kleinunternehmer, der nur gelegentlich Leistungen an andere Unternehmer erbringt, die Möglichkeit schaffen, zukünftig E-Rechnungen ausstellen zu können.
Die E-Rechnungspflicht gilt auch gegenüber Unternehmern als Rechnungsempfängern, die selbst Kleinunternehmer sind oder ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen, so z.B. als Vermieter einer Wohnung oder als Arzt.
Nach den Übergangsregelungen zur verpflichtenden E-Rechnung kann (Wahlrecht) eine Rechnung nach bisherigem Standard, also auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format (z.B. als PDF-Datei), übermittelt werden
bis zum 31.12.2026 für einen nach dem 31.12.2024 und vor dem 1.1.2027 ausgeführten Umsatz – damit ist generell noch in 2025 und 2026 eine Rechnungsstellung nach den bisherigen Regelungen zulässig;
bis zum 31.12.2027 für einen nach dem 31.12.2026 und vor dem 1.1.2028 ausgeführten Umsatz, wenn der Gesamtumsatz des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 € betragen hat – wenn also der leistende Unternehmer in 2026 Umsätze größer 800 000 € getätigt hat, muss er verpflichtend ab 1.1.2027 E-Rechnungen ausstellen;
bis zum 31.12.2027 für einen nach dem 31.12.2025 und vor dem 1.1.2028 ausgeführten Umsatz, wenn die Rechnung mittels elektronischen Datenaustauschs (EDI) übermittelt wird. Über den 31.12.2027 hinaus dürfen EDI-Rechnungen nur noch genutzt werden, wenn sie kompatibel zur Norm EN 16931 sind und der Rechnungsempfänger dem zugestimmt hat.
Die neue E-Rechnung gilt grundsätzlich ab 1.1.2025 und sofern ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger bereits ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können.
Insoweit ist zu beachten, dass die elektronische Rechnungsstellung nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft ist. Damit müssen zukünftig auch z.B. umsatzsteuerliche Kleinunternehmer oder auch Unternehmer, die ausschließlich umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen, wie z.B. Ärzte oder Wohnungsvermieter, in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und archivieren zu können.
TaxPro Hinweise:
Bei Rechnungen an Endverbraucher bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.
Die Finanzverwaltung gewährt Erleichterungen beim Übergang auf die E-Rechnung. Zu nennen sind insbesondere:
Dauerrechnungen: Für vor dem 1.1.2027 als sonstige Rechnung (also z.B. in Papierform oder als PDF) erteilte Dauerrechnungen (z.B. bei einem Mietverhältnis), besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.
End- oder Restrechnung bei zuvor erteilten Voraus- und Anzahlungsrechnungen: In einer Endrechnung, mit der ein Unternehmer über die ausgeführte Leistung insgesamt abrechnet, sind die vor der Ausführung der Leistung vereinnahmten Entgelte oder Teilentgelte sowie die hierauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über diese Entgelte oder Teilentgelte Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis erteilt worden sind. Statt einer Endrechnung kann auch eine Restrechnung erteilt werden. Derzeit sind die Anforderungen an eine Endrechnung noch nicht im strukturierten Teil einer E-Rechnung darstellbar. Es bietet sich in den fraglichen Fällen daher an, stattdessen eine Restrechnung zu stellen. Es wird aber von der Finanzverwaltung vor dem Hintergrund der noch bestehenden technischen Einschränkungen nicht beanstandet, wenn in einer bis zum 31.12.2027 als E-Rechnung ausgestellten Endrechnung ein Anhang als unstrukturierte Datei in der E-Rechnung enthalten ist.
Rechnungsberichtigung: Der Rechnungsaussteller kann die ausgestellte E-Rechnung berichtigen. Für eine Rechnungsberichtigung gelten die allgemeinen Anforderungen an Form und Inhalt einer Rechnung. Daher muss die Berichtigung einer E-Rechnung ebenfalls in der für diese vorgeschriebenen Form (unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps) erfolgen. Für Umsätze, die vor dem 1.1.2025 ausgeführt worden sind, gilt keine Verpflichtung zur Verwendung einer E-Rechnung. Gleiches gilt für den Zeitraum, in dem die Übergangsregelungen – z.B. bei kleineren Unternehmen – in Anspruch genommen werden können. Daher kann eine Rechnungsberichtigung für solche Umsätze auch ohne Verwendung einer E-Rechnung erfolgen.